ประวัติความเป็นมา

ประวัติความเป็นมา            

สำนักงานคณบดี  (สมัยศาสตราจารย์นายแพทย์อรรถสิทธิ์  เวชชาชีวะ เป็นคณบดี ปี 2529)

ตามพระราชกฤษฎีกาการก่อตั้งคณะฯ ให้มีการจัดตั้งสำนักงานเลขานุการคณะฯขึ้น  แต่เนื่องจากพระราชกฤษฎีกาได้ระบุไว้ว่า ผู้ที่จะดำรงตำแหน่งหัวหน้าสำนักงานได้จะต้องเป็นแพทย์เท่านั้น  ในระยะแรก คณบดีได้ดำเนินงานต่างๆในการจัดตั้งคณะฯ ด้วยตนเอง จึงได้ใช้ชื่อว่า “สำนักงานคณบดี” ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการควบคุมงานด้านบริหาร  ส่วนการดำเนินงานในระยะต่อมานั้น ผู้อำนวยการโรงพยาบาลได้รับงานด้านธุรการและบริหารบางส่วนไป  และอีกส่วนหนึ่งสำนักงานคณบดีเป็นผู้รับผิดชอบไม่มีการตั้งเลขานุการคณะฯ  ขึ้น ดังนั้นจึงเรียกกันตลอดมาว่า สำนักงานคณบดี ซึ่งทำหน้าที่เป็นสำนักงานเลขานุการคณะฯ ในขณะนั้นมีหน่วยงานดังนี้

1. งานสารบรรณ
2. งานการเงินและบัญชี
3. งานการเจ้าหน้าที่
4. งานประชาสัมพันธ์
5. งานศึกษาศาสตร์
6. งานห้องสมุด
7. งานเวชสถิติ
8. งานเวชศาสตร์ทั่วไป
9. งานเวชศาสตร์ฉุกเฉิน

งานสารบรรณ

เนื่องจากคณะฯได้คำนึงว่าการติดต่อสื่อสารด้านเอกสารมีความสำคัญยิ่ง หากเอกสารสูญหายหรือไปถึงผู้บริหารล่าช้าจะเป็นผลเสียหายแก่ราชการเป็นอย่างมาก  จึงได้ดำเนินการให้มีงานด้านการสารบรรณทำหน้าที่รับส่งเอกสาร  ตั้งแต่สมัยก่อตั้งคณะฯ  มีเจ้าหน้าที่ของศูนย์กลางแทนการมีเจ้าหน้าที่ของภาควิชา  และให้ซองเจาะรูซึ่งใช้งานได้ประมาณ 20 ครั้ง  ทำให้ประหยัดงบประมาณได้มาก  นอกจากนี้งานสารบรรณยังรับผิดชอบการตอบเอกสาร รวมทั้งการจัดเก็บเอกสารด้วย

สารบรรณกำเนิดขึ้นพร้อมๆ กับการก่อตั้งคณะฯ  โดยเป็นเพียงหน่วยงานเล็กๆ ในสำนักงานคณบดี เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานเพียง 2-3 คน  ในสมัยที่กำลังก่อตั้ง คณะฯ มีความจำเป็นจำต้องดำเนินงานด้านการติดต่อ  รับ  ส่ง โต้ตอบเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ ซึ่งเป็นงานที่ได้รับมอบหมายโดยตรงจากท่านคณบดี  นางสาววราภรณ์ เอี้ยวสกุล เลขานุการคณบดี ในสมัยนั้นจึงทำหน้าที่หัวหน้าหน่วยสารบรรณควบคู่ไปด้วย  นอกจากนี้    สารบรรณในระยะแรกนั้นยังทำหน้าที่ด้านบุคลากรเกี่ยวกับการเลื่อนขั้นเงินเดือน  การบรรจุ แต่งตั้งและการลาไปศึกษาฝึกอบรมดูงาน  ทั้งในประเทศและต่างประเทศ  โดยมี นางสาวสายสุนีย์  ศรีวิบูลย์ เป็นผู้ช่วย นอกจากนี้ นางสาววราภรณ์ เอี้ยวสกุลได้ปฏิบัติงานด้านมูลนิธิรามาธิบดีในระยะเริ่มก่อตั้งโดยมีนางสาวขวัญนิมิตต์ ตุลวรรธนะ เป็นผู้ช่วย

 

เนื่องจากสถานที่จำกัด  เจ้าหน้าที่สารบรรณส่วนหนึ่งจะปฏิบัติงานอยู่ที่ชั้นสอง บริเวณห้องทำงานของคณบดี และส่วนหนึ่งรับ – ส่ง หนังสือยู่ที่บริเวณชั้น 1 ของตัวอาคารใหญ่ ในระหว่างที่นางสาววราภรณ์ เอี้ยวสกุล บริหารงานสารบรรณอยู่นั้น  ได้จัดแบ่งสายงานย่อยตามระเบียบงานสารบรรณ  คือมีฝ่ายลงทะเบียน รับ – ส่ง เอกสาร  ฝ่ายโต้ตอบเอกสาร  ฝ่ายจัดเก็บเอกสาร  และฝ่ายเดินหนังสือภายนอกและภายใน เนื่องจากการดำเนินงานของคณะฯในระยะต่อมาได้เจริญเติบโตโดยการขยายภาควิชา และหน่วยงานต่างๆ มากขึ้นตามลำดับ  สารบรรณได้ตระหนักถึงเรื่องการบริการรับส่งเอกสารว่า จะทำอย่างไรจึงจะให้ความสะดวกแก่หน่วยงานต่าง ๆ จึงได้ขยายบริการด้านนี้โดยได้ริเริ่มจัดให้มีศูนย์บริการ  รับ – ส่ง เอกสารตามหน่วยงานต่าง ๆ ของคณะฯ  ซึ่งนับเป็นแห่งแรกของมหาวิทยาลัยมหิดล โดยแบ่งสายเดินรับ – ส่งเอกสารวันละ 2 รอบ  คือรอบเช้า เวลา 09.00 น. และรอบบ่ายเวลา 13.30 น.  เช่นเดียวกับการรับ – ส่งเอกสารยังหน่วยงานต่างๆ ภายนอกคณะฯ ยกเว้นกรณีเร่งด่วน นอกจากงานที่ระบุไว้ดังกล่าวข้างต้นแล้วทางคณะฯ ได้ตระหนักถึงหน้าที่หลักของการบริหารคณะฯ  คือการผลิตบุคลากรทางการแพทย์  โดยเฉพาะนักศึกษาแพทย์ สำนักงานคณบดี ซึ่งยังได้จัดแบ่งสายงานด้านแพทยศาสตร์ศึกษา  จึงได้ช่วยดำเนินงานด้านนี้ไปด้วย  โดยมี นางสุทธิพร  วิมไตรเมต  โอนย้ายมาจากภาควิชาอายุรศาสตร์ นางสาวกัลยา ชัชวาลพันธ์  และนางประภัสสร เอี่ยมโอภาส  ช่วยปฏิบัติงาน  โดยความดูแลของนางสาววราภรณ์  เอี้ยวสกุล  แต่ต่อมาเมื่อนางสาววราภรณ์ ได้รับทุนเดินทางไปศึกษาต่อด้าน medical education ณ ประเทศสหรัฐอเมริกา  นางอุ่นเรือน แกล้วทะนง ซึ่งเป็นผู้ช่วย   รับหน้าที่หัวหน้าหน่วยสารบรรณต่อ  บุคลากรที่ทำงานสารบรรณในสมัยนั้นมีจำนวนน้อย  รุ่นแรกมีนางสาวพรศรี  บุญรอด  นางสาวอนงค์นุช  อุปราคม นางสาววีรวัลย์  เอี่ยมวิบูลย์  นางสาวอรพินท์  พวงประยงค์ นายสุพร  คชนันท์ประดิษฐ์  นางสาวรัตนา ธวัชสุนทร นางสาวสำอาค์ ไวยนาคร

ต่อมาเมื่อปี พ.ศ. 2518 ได้มีการปรับปรุงพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือนใหม่โดยนำระบบการจำแนกตำแหน่ง (Position Classification) มาใช้  ซึ่งมีผลถึงข้าราชการพลเรือนในมหาวิทยาลัยด้วย ต่อมาในปี พ.ศ. 2519 หลังจากที่ทบวงฯ ได้ส่งเจ้าหน้าที่มาวิเคราะห์ข้อมูลลักษณะงานของเจ้าหน้าที่แต่ละคน  เพื่อปรับเปลี่ยนตำแหน่งให้ตรงกับสายงานเพื่อความก้าวหน้าในการเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง และได้มีการจัดแบ่งหน่วยงานในสำนักเลขานุการขึ้น โดยเรียกเป็น “งาน”  แทนคำว่า “หน่วย”  ซึ่งคำว่างานจะมีความหมายกว้างกว่าคำว่าหน่วย  สามารถที่จะแบ่งงานย่อยออกเป็นหน่วยต่างๆ เพื่อที่จะมีโอกาสปรับและเลื่อนระดับเจ้าหน้าที่ได้สูงขึ้น และเมื่อเปลี่ยนจากหน่วยสารบรรณเป็นงานสารบรรณโดยมีการขยายอัตราและขอตำแหน่งข้าราชการเพิ่มขึ้น ซึ่งในระยะหลังมหาวิทยาลัยเป็นผู้ดำเนินการสอบรวมให้ข้าราชการรุ่นแรกที่มหาวิทยาลัยเป็นผู้สอบส่งมาให้คณะฯเพื่อบรรจุในงานสารบรรณ มี นางสาวสุวรรณา เบญจพลสิทธิ์ นางสาคร เอกผล นางทองดี ศรีสังข์ นางสาวสุมาลี แสงเช้า จากการเปลี่ยนแปลงหน่วยงานสารบรรณทำให้เจ้าหน้าซึ่งเคยสังกัดงานสารบรรณ สำนักงานคณบดี ได้แยกย้ายไปปฏิบัติงานยังหน่วยงานที่ตรงกับหน้าที่ เช่น งานศึกษาศาสตร์  งานการเจ้าหน้าที่ คงเหลือเจ้าหน้าที่ซึ่งเป็นข้าราชการ ลูกจ้างประจำ ลูกจ้างชั่วคราว ทั้งหมด 18 คน โดยโอนมาจากหน่วยรถ และหน่วยยามสองคน คือ นายเกษม เกษมญาติ  และนายสุรกิจ  คงวุฒิ 

งานสารบรรณเป็นงานที่มีความสำคัญยิ่งงานหนึ่ง  มีขอบเขตรับผิดชอบกว้างขวาง  ทุกหน่วยงานจำเป็นต้องใช้บริการงานด้านสารบรรณ  เนื่องจากเป็นงานที่เกี่ยวกับหนังสือนับตั้งแต่ คิด ร่าง เขียน เก็บ ค้น การรับ การส่ง หนังสือ และสารบรรณจะเป็นด่านหน้าที่รับเอกสารต่างๆ เพื่อที่จะเสนอผู้บังคับบัญชา แล้วแจกจ่ายไปตามสายงานที่เกี่ยวข้อง หากเจ้าหน้าที่ไม่เข้าใจ และให้ความสำคัญในเรื่องนี้ไม่ดีพอ ก็จะก่อให้เกิดความล่าช้าในการปฏิบัติ อาจเกิดผลเสียต่อสถาบันได้  ดังนั้นในระยะต่อมาจนถึงปัจจุบันนี้  คณะฯ และมหาวิทยาลัยให้ความสำคัญในการปฏิบัติงานด้านนี้ได้จัดให้มีการฝึกปฏิบัติการอยู่เป็นประจำ  ซึ่งก่อให้เกิดขวัญและกำลังใจแก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเป็นอย่างยิ่ง

ต่อมาในปี 2530 ได้ขออนุมัติเปลี่ยนชื่อจาก “งานสารบรรณ”  เป็น “ งานบริการและธุรการ”  สังกัดสำนักงานคณบดี

ต่อมาในปี 2533 ได้ขออนุมัติเปลี่ยนชื่อจาก “งานบริการและธุรการ” เป็น “งานบริหารและธุรการ” สังกัดสำนักงานคณบดีจนถึงปัจจุบัน