ขั้นตอนในการเข้าร่วมการประชุม Teleconference
ขั้นเตรียมการ
1. ผู้จัดการประชุมต้องทำการจัดหาสถานที่เพื่อทำการประชุม โดยควรแจ้งสถานที่กับงานการศึกษาต่อเนื่องล่วงหน้า ก่อนมีการประชุม 2 สัปดาห์ เพื่อทำการวางระบบสายสัญญาณ
2. กำหนดวัน และเวลาที่จะทำการประชุม
3. ระบุจำนวนของผู้ร่วมประชุมโดยประมาณ เพื่อจัดรูปแบบการประชุมให้เหมาะสม
4. การคำนวณค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เป็นไปตามที่งานการศึกษาต่อเนื่องกำหนด
5. งานการศึกษาต่อเนื่องมีบริการบันทึกเทปวิดีทัศน์ และถ่ายภาพนิ่ง บรรยากาศการประชุม และเนื้อหาในการประชุม Teleconference หากผู้จัดการประชุมต้องการใช้บริการกรุณาแจ้งความจำนงล่วงหน้า
ขั้นทดสอบ
1. เจ้าหน้าที่ทำการขอเปิดสัญญาณ ทั้งภายใน และภายนอกคณะฯ
2. เจ้าหน้าที่ของงานการศึกษาต่อเนื่อง จะติดต่อประสานงาน และนัดหมายกับเครือข่ายที่จะทำการเชื่อมต่อสัญญาณ
3. หากติดปัญหาในขั้นตอนนี้ทางเจ้าหน้าที่ติดต่อประสานงานกับผู้จัดการประชุม และดำเนินการแก้ไขต่อไป
การนำเสนอข้อมูล ข้อมูลในรูปแบบของ Power point
- สีพื้นของการนำเสนอควรใช้แค่ 3 สี คือ ขาว, น้ำเงินเข้ม และดำ
- หากใช้พื้นสีขาว ตัวหนังสือควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข้ม หรือสีเขียวเข้ม
- หากใช้พื้นสีน้ำเงินเข้ม ตัวหนังสือควรเป็นสีขาว หรือสีเหลือง
- หากใช้พื้นสีดำ ตัวหนังสือควรจะเป็นสีขาว สีเหลือง สีแดงอ่อน สีฟ้า
- ตัวหนังสือที่ใช้ควรใช้ front Angsana, Cordia, Arial และ Time new romance
- ขนาดของตัวหนังสือประมาณ 30 point ขึ้นไป
- หากมีภาพประกอบ ขนาดของภาพควรจะใหญ่ประมาณ 1 ใน 3 ของสัดส่วนสไลด์
- หากเป็นภาพที่ต้องการความละเอียดสูง เช่น ฟิล์มเอ็กซ์เรย์ ภาพการผ่าตัด ควรจะมีขนาดเต็มพื้นที่ของสไลด์ และควรปรับแต่งให้เห็นได้ชัดเจน
การใช้ไฟล์วิดีโอ
ควรเป็นไฟล์วิดีโอที่มีความละเอียดเทียบเท่า VCD (MPEG1) หรือดีกว่า
การใช้ไฟล์เสียง
ควรเป็นไฟล์เสียงที่มีความละเอียดเทียบเท่า MP3 หรือดีกว่า
ขั้นประชุม
1. เจ้าหน้าที่จะทำการจัดเตรียมอุปกรณ์ก่อนวันประชุม 1 วัน ในกรณีที่ห้องประชุมไม่พร้อมผู้จัดการประชุมต้องแจ้งให้เจ้าหน้าที่ของงานการศึกษาต่อเนื่องทราบล่วงหน้า เพื่อหาทางเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานจริง
2. ในวันที่จัดประชุม เจ้าหน้าที่ของงานการศึกษาต่อเนื่องจะเข้ามาเตรียมความพร้อมก่อน เริ่มการประชุมอย่างน้อย 1 ชั่วโมง
3. เจ้าหน้าที่จะดูแลการประชุมจนเสร็จสิ้น และทำการเก็บอุปกรณ์ (ใช้เวลาประมาณ 1 ชั่วโมง)
หลังจากการประชุม
1. ผู้จัดการประชุมต้องชำระค่าใช้จ่ายให้กับฝ่ายบัญชีของงานการศึกษาต่อเนื่อง ตามจำนวนเงินที่ระบุไว้
2. หากมีค่าใช้จ่ายส่วนเกินอันเนื่องมาจากค่าล่วงเวลา ทางงานการศึกษาต่อเนื่องจะนับอัตราค่าใช้จ่ายส่วนเกินตามราคาค่าใช้จ่ายที่ระบุไว้ในเอกสารตารางค่าใช้จ่าย
3. งานการศึกษาต่อเนื่องจะดำเนินการวัด และประเมินผล ความพึงพอใจในการใช้บริการจัดประชุมด้วยระบบ Teleconference ทุกครั้ง แต่จะเป็นแบบวัด และประเมินผลในเชิงเทคนิคเท่านั้น หากผู้จัดการประชุมต้องการทราบผลการประเมิน สามารถติดต่อได้ที่หน่วยวัด และประเมินผล งานการศึกษาต่อเนื่อง คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี
